WORD XP - La creación de listas de destinatarios en Word XP
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Son bases con los datos que se agregan en la carta tipo |
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· Los campos para cargar la información |
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· Cómo incorporar las nuevas entradas en el listado |
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· Qué tipo de archivo crea Word para almacenarlas |
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· El editor de registros |
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Uno de los elementos más prácticos del módulo de correspondencia de Word es el diálogo para cargar los datos de los destinatarios. | ||
Retomando el ejemplo, abra el archivo con la carta tipo y ejecute el comando Herramientas>Cartas y correspondencia>Asistente para combinar correspondencia . En forma automática, el panel de tareas se abre en la interfaz en que habíamos dejado; es decir, el paso 3 de 6. | ||
Aún no contamos con el archivo de destinatarios. Así, cliquee Escribir una nueva lista de la sección Seleccione los destinatarios y, a continuación, pulse el enlace Crear en la siguiente fracción del panel de tareas, Escriba una nueva lista . | ||
Tipee en los campos los correspondientes datos. Por ejemplo, Sr. en Título , Juan Manuel en Nombre , Rodríguez en Apellidos , Compañía del Norte SRL en Nombre de la organización , Av. Pueyrredón 4500 en Campo de dirección 1 y Capital Federal en el campo Ciudad . Luego, dé Enter en Provincia o estado y complete algunos o todos los datos del resto de la ficha: Código postal , por ejemplo, 1234 ; Argentina en País y, además, pueden incorporarse los teléfonos y el e-mail del destinatario en las cajas Teléfono privado , Teléfono del trabajo y Dirección de correo electrónico . | ||
Luego, presione el botón Nueva entrada . De inmediato, Word almacena los valores cargados, limpia los campos y actualiza el contador Número total de entradas de la lista en el apartado Ver entradas . | ||
Esta sección tiene una misión concreta: permitir la navegación entre los registros o entradas del listado de destinatarios. Por eso, una vez almacenado el primero de ellos se habilitan los botones Primera y Anterior . Cuando se incorpore uno más Word hará lo propio con los restantes: Siguiente y Ultima . En medio de estos cuatro comandos la interfaz tiene una caja con el número de registro editado. Así, incorpore varias entradas y podrá desplazarse directamente a la inicial con el botón Primera , a la precedente con Anterior , a la posterior con Siguiente o a la que cierra la lista con Ultima . | ||
Pero todavía la base sigue sin guardarse en disco alguno. Para eso, pulse el botón Cerrar . Esto produce la apertura de la ventana Guardar lista de direcciones , un clásico diálogo de Office para almacenar archivos. Por defecto, en el combo Guardar en la aplicación ofrece la carpeta Mis archivos de origen de datos , un subdirectorio de Mis documentos que se crea automáticamente al trabajar con este tipo de listado. Déjelo o presione el botón del combo para desplazarse por el disco y guardarlo en la carpeta que más le convenga. | ||
Escriba un nombre significativo en la caja Nombre de archivo (por ejemplo, Destinos1 ) y deje el tipo de archivo dado por default, Listas de direcciones de Microsoft Office (*.mdb) en el combo Guardar como tipo . Por último, pulse Aceptar | ||
En forma automática se despliega un nuevo cuadro de diálogo, titulado Destinatarios de combinar correspondencia , que sirve para gestionar los registros. Pulse Aceptar para cerrarlo por ahora. | ||
También hay modificaciones en el panel de tareas, que cambia la sección Escriba una nueva lista por Utilice una lista existente . | ||
La nueva sección informa que tenemos disponible la lista Destinos1.mdb y tiene dos links: Seleccionar una lista diferente y Editar lista de destinatarios . Si se cliquea esta última se abre el diálogo de gestión de registros, Destinatarios de combinar correspondencia . | ||
Glosario |
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Registro: |
conjunto de campos que se almacenan en una base de datos. Cada uno de estos grupos se refiere a una entidad: una persona, una empresa, etcétera. | |
Mdb: |
acrónimo por Microsoft Data Base . Extensión para los archivos que almacenan registros en las aplicaciones de Office | |
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