WORD XP - La combinación de archivos de correo en Word XP 

 

Cómo se conjugan una carta tipo y un listado de destinos

·  Los pasos del asistente para incorporar los datos de los destinatarios en el texto básico

·  Los bloques de saludo y de direcciones

·  La etapa de impresión

 
  La correspondencia se maneja en Word mediante la conjunción de una carta tipo y una lista de destinatarios.
  Precisamente en este punto del proceso, el final del paso 3 de 6 del asistente de creación del correo masivo, ya contamos con un listado de destinos almacenados en el disco. Por lo tanto, abra la carta tipo y ejecute el comando Herramientas>Cartas y correspondencia>Asistente para combinar correspondencia si el correspondiente panel de tareas, Combinar correspondencia , no estuviese desplegado.
  En éste pulse el enlace Siguiente: Escriba la carta . Esto abre la cuarta interfaz del panel de tareas que posee dos secciones: Escriba la carta y Paso 4 de 6 .
  En la primera, hay una leyenda que insta a redactar la misiva, algo que ya se hizo previamente, cuando se creó el documento básico por distribuir. Pero hay más trabajo: en esta sección encontramos los elementos para agregar la información del destinatario (almacenada en otro archivo), así como otras convenciones epistolares como líneas de saludo, franqueos, códigos de barra, etcétera.
  Para utilizar estas herramientas primero haga un clic en la posición del documento donde quiere que aparezcan. En nuestro ejemplo, dejamos ex profeso dos párrafos en blanco al tipear el texto de la carta. Así que haga un clic en el primero de ellos y luego pulse el enlace Línea de saludo . Esta acción abre una ventana con ese título que permite configurar cómo se inicia la carta. Para eso dispone de tres cuadros combinados alineados en una fila con el subtítulo Formato de la línea de saludo . En la primera, por defectoWord nos ofrece Dear y en el listado, además, To . Por fortuna en estos combos se puede escribir, así que tipee Estimado en reemplazo de Dear .
El segundo combo alude al destinatario. Por defecto, el tratamiento es Sr. Saavedra , pero hay un catálogo de variantes desplegando el listado del cuadro combinado. Finalmente, abra la lista del tercer combo y seleccione los dos puntos en reemplazo de la coma, para cerrar nuestra línea de saludo. Observe en la caja Vista previa cómo queda la selección efectuada. Para finalizar pulse Aceptar .
En el documento aparece, en la ubicación en que estaba el cursor, la leyenda ""GreetingLine"" .
A continuación, genere un par de líneas más debajo del saludo, haga un clic en la última de ellas y pulse el link Bloque de direcciones . Se abre así el diálogo Insertar bloque de direcciones . Los elementos de éste se configuran mediante tres casillas de verificación tildadas por defecto, pero que pueden desmarcarse para evitar que los elementos que representan aparezcan en el bloque. Dichas casillas son: Insertar el nombre del destinatario en este formato (seguida de un listado con estructuras por seleccionar), Insertar el nombre de la organización e Insertar la dirección postal que, a su vez, puede ser configurado mediante el comando de opciones excluyentes con los ítem No incluir nunca el país ni la región en la dirección (marcado por defecto), Incluir siempre el país o la región en la dirección y Sólo incluir la región o el país si es distinto de: , que funciona en combinación con una caja de texto para tipear una condición.
  A los efectos prácticos deje todo como está y pulse Aceptar . Se agrega en el documento la línea ""AddressBlock"" . Sin más, pulse el enlace Siguiente: Obtenga una vista previa de las cartas para pasar a la próxima interfaz del panel de tareas y tener una idea cabal de los resultados del trabajo.
  De inmediato, las líneas ""GreetingLine"" y ""AddressBlock"" son reemplazadas en el documento por los valores que Word captura del listado de destinatarios. El primer juego de datos que se ve corresponde a los del registro inicial de dicho listado o base. Para ver los restantes, pulse los botones direccionales en la sección Obtenga una vista previa de las cartas del panel de tareas. Además, la segunda fracción de éste, Realice cambios , permite editar el listado de destinatarios y excluir a aquellos a los que quizá no corresponde enviar la misiva.
  Por último, pulse el link Siguiente: Complete la combinación para ingresar en el último paso del asistente. Este permite imprimir las cartas (enlace Imprimir ) y editar cartas en forma individual para modificar elementos y particularizarlas respecto de las demás.
 

Glosario

     

Carta tipo:

 documento que contiene el texto básico por distribuir (una invitación, un mensaje, etcétera).
 

Lista de destinatarios:

 archivo de base de datos que contiene la información (apellido, nombres, dirección, etcétera) de las personas o empresas que recibirán la carta tipo.
     

 

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