EXCEL XP - Trucos para expertos

Fórmulas matriciales
	Se trata de un tipo de fórmulas que permite combinar funciones y realizar múltiples cálculos a través de un rango de celdas (o matriz, de allí su nombre). Un ejemplo aclarará su uso.
	1º) en A1, A2 y A3 escriba Vendedor , Valor y Acumulado .
	2º) En A2 y A5, escriba un nombre cualquiera; por ejemplo, Pedro . En A3 y A6, Pablo , y en A4 y A7, Diego . Estos son nuestros vendedores.
	3º) Tipee valores desde B2 hasta B7. Por ejemplo, 20 , 30 , 50 , 70 , 120 y 150 .
	4º) Escriba en C2 la fórmula =SUMA(SI($A$2:A2=A2;$B$2:B2)) y guárdela ejecutando el atajo Ctrl+Mayúsculas+Enter . Excel almacenará la fórmula encerrada entre llaves, lo que la identifica como una fórmula matricial.
	5º) Use la función de Autollenado para copiarla en el resto de la columna C y obtendrá en ella la sumatoria de valores que le corresponde a cada vendedor
	Observe que la condición lógica de la fórmula compara el valor de la celda An con las que la anteceden en el rango de nombres. El segundo parámetro, a su vez, aporta el valor que corresponde sumar al totalizador de cada vendedor.
Formatos de hora personalizados.
	Excel XP cuenta con varios formatos de hora. Pero, siempre hace falta alguno más. Por ejemplo, ¿hay un formato que registre minutos, segundos y milésimas? No, pero se lo puede hacer
	1º) Active la celda por formatear y corra la instrucción Formato/Celdas.
	2º) En el cuadro de diálogo abierto elija la solapa Número , si no se abrió por defecto.
	3º) En el listado Categoría haga un clic en Personalizada (la última opción del listado). Esto despliega la caja de texto y el listado Tipo.
	4º) En este último busque el formato mm:ss,0 y haga un clic en él.
	5º) Automáticamente el formato queda editado en la caja de texto que está arriba de la lista. Agregue otros dos ceros (debe quedar mm:ss,000 ) y pulse Aceptar .
	De allí en más puede cargar tiempos con minutos, segundos y milésimas (por ejemplo 1:34,798).
	Y lo que es mejor: es posible hacer cálculos con ellos (diferencia entre tiempos, etcétera).
Ocultar las fórmulas.
	Para que otro usuario no pueda observar o editar las fórmulas, tanto en la celda como en la barra de edición de éstas, y sólo vea el resultado, siga estos pasos en Excel XP:
	1º) Seleccione las celdas por ocultar (use el atajo Ctrl + clic para hacerlo con las dispersas).
	2º) Con el puntero sobre alguna de las celdas seleccionadas haga un clic derecho y seleccione la opción Formato de celdas.
	3º) Elija la solapa Proteger y, en ella, marque la casilla de verificación Ocultar . Luego, cierre con Aceptar .
	4º) Corra la instrucción Herramientas/Proteger/Proteger hoja .
	5º) Hay una lista de permisos al pie del cuadro de diálogo que se abre, pero deje las dos por defecto, escriba una contraseña y pulse Aceptar .
	6º) Vuelva a tipear la contraseña en una ventana de reiteración y acepte. A partir de ese momento, ningún otro usuario podrá ver las fórmulas del rango seleccionado.
Carga de datos en un rango de Excel
	Para introducir datos en un rango específico evitando salir de él mientras se tipea, proceda de la siguiente forma:
	1°) Marque el rango en cuestión. Por ejemplo, A1:C3.
	2°) Cargue un valor en A1, ya que la primera celda del rango (vértice superior izquierdo de éste) es la que queda activa por defecto tras seleccionar el conjunto.
	3°) Desplácese hacia las otras celdas pulsando Enter para pasar a la celda inmediata inferior (en este caso, A2) o la tecla de tabulación para moverse a la celda contigua hacia la derecha (aquí, B1).
	4°) Continúe introduciendo valores y pulsando sólo estas teclas. Desde la última celda del rango, C3, si pulsa Enter o la tecla de tabulación ( Tab ) simplemente volverá a activar A1. En todo momento el rango se mantiene seleccionado, generándose un área cerrada de carga de datos.
	5°) Para moverse en sentido contrario; es decir, hacia la izquierda o hacia arriba, utilice Mayúsculas+Tab y Mayúsculas+Enter , respectivamente.
Las funciones de fecha en Excel
	Este tipo de funciones resulta útil en diversos tipos de cálculos o para ordenar listados por partes de las fechas, así como en planillas de actualización periódica o con rangos por imprimir en los que debe figurar el día y la hora de la tarea. Para aplicarlas basta escribirlas con las sintaxis =NombreDeFunción(argumento) . Las funciones son:
	1) HOY(): devuelve la fecha actual del sistema. No necesita argumento.
	2) AHORA(): devuelve la fecha y hora actual del sistema. No necesita argumento.
	3) AÑO(Número de serie): devuelve el año que corresponde al valor digital de fecha (Número de serie ) ingresada como argumento.
	4) MES(Número de serie): ídem para el mes.
	5) DIA(Número de serie): ídem para el día.
	6) DIASEM(Número de serie): devuelve un valor que representa al día de la semana. El domingo es 1 y el sábado 7.
	Un ejemplo. Al día de hoy le corresponde el valor digital de fecha 37361. Pruebe este valor como argumento de las funciones Año, Mes, Día y Diasem, y obtendrá los valores 2002, 4, 15 y 2 (por lunes), respectivamente.
Buscar objetivos en Excel XP
	El poco utilizado comando Buscar objetivo es una de las herramientas de Excel del tipo análisis Y si (sic), que básicamente son métodos para variar valores de ciertas celdas y analizar cómo esos cambios modifican los resultados dados por fórmulas. El caso más concreto es cuando se utilizan tasas de interés. Para comprender el uso de la instrucción Buscar objetivo organice el siguiente rango de datos:
	1°) Tipee Importe en A1, Plazo en meses en A2, Tasa en A3 y Pago en A4. Luego, desde B1 hasta B3, los valores 100.000 , 180 , 5,02% (formatee la celda como Porcentaje ) y escriba la fórmula =PAGO(B3/12;B2;B1) en B4. Automáticamente, ésta arroja un resultado de $ -791,84 . Se quiere conocer cuál es la tasa por aplicar para lograr un pago de 900 pesos.
	2°) Active la celda B4 y ejecute el comando Herramientas> Buscar objetivo .
	3°) Se abre el cuadro de diálogo con ese título.
	4°) Haga un clic en el botón del combo Definir la celda y seleccione la celda B4, que contiene la fórmula.
	5°) Escriba -900 en la caja de texto con el valor . Es la cifra de pago que se quiere alcanzar.
	6°) Seleccione o tipee B3 (la tasa) en el combo para cambiar la celda .
	7°) Pulse Aceptar . Tras algunos segundos de cálculo, la celda B3 cambiará automáticamente por 7,02% , lo que recalculará la celda B4, también en forma autónoma, para obtener -900 .
Importación de datos hacia Excel XP
	Una de las tareas más recurrentes al manejar datos es el intercambio de información entre dos aplicaciones que, por supuesto, tienen formatos de almacenamiento diferentes. Para realizar este tipo de tareas, Excel cuenta con una herramienta especializada. La forma de utilizarla es la siguiente:
	1°) Ejecute la instrucción Datos>Obtener datos externos> Importar datos .
	2°) En la ventana abierta, Seleccionar archivos de origen de datos , presione el botón Nuevo origen .
	3°) La acción anterior dispara el Asistente para la conexión de datos .
	4°) Si, por ejemplo, necesita conectarse con una base de datos de Access , elija la opción DSN (nombre de origen de datos) de ODBC y pulse Siguiente
	5°) En la lista Orígenes de datos ODBC seleccione MS Access Database y presione Siguiente .
	6°) Se abre una ventana para rastrear en el disco la base de datos. Seleccione la que corresponda.
	7°) Escoja en el diálogo Elegir datos , la tabla de la base de datos de Access que contiene los registros por importar.
	8°) Pulse el botón Finalizar en la última ventana del asistente. Luego de dar nombre al libro de Excel, desde un nuevo diálogo pegue en la planilla activa los datos de la tabla.
El Autofiltro de listas en Excel
	No sólo es importante ordenar un listado, también puede resultar necesario, para evaluar con mayor cuidado la información, filtrar los registros o filas que lo componen. ¿Qué es filtrar? Aplicar una condición lógica que deje en pantalla sólo las filas que cumplen dicha condición. Para ejecutar un autofiltro:
	1°) En A1 escriba, por ejemplo, el título Apellidos . Luego elabore una lista de prueba en la columna A, repitiendo algunos de ellos. En las celdas contiguas de la columna B puede agregar nombres para identificarlos correctamente.
	2°) Active la celda A1 y corra la instrucción Datos>Filtro>Autofiltro . Automáticamente tanto en A1 como en B1 Excel agrega sendos botones de lista, convirtiendo a las celdas en cuadros combinados (combos).
	3°) Presione el botón de A1. Se despliega una lista con los ítem Todas , Las 10 más , Personalizar y, luego, cada una de las ocurrencias (cada apellido sin repetir).
	4°) Para filtrar por algún apellido, simplemente selecciónelo en la lista del combo. De inmediato, las filas con ese apellido se mantienen en pantalla, mientras que el resto queda oculto.
	5°) La opción Personalizar despliega un diálogo que permite fijar una o más condiciones lógicas combinadas.
Grabación de macros en Excel.
	Si se trata de automatizar tareas repetitivas conviene dejar que la aplicación tipee el código por nosotros. El ejemplo es una tabla de posiciones que debe ser ordenada continuamente.
	1°) Póngale un nombre al rango por ordenar con Insertar> Nombre>Definir ; por ejemplo, Tabla .
	2°) Ejecute el comando Herramientas>Macro>Grabar nueva macro .
	3°) Escriba un nombre para la macro. Luego, haga un clic en Método abreviado (incluye la tecla Ctrl ) y tipee Mayúsculas +o , por ejemplo. Incluya Mayúsculas para evitar conflictos con los atajos comunes y la o por Ordenar . El atajo de ejecución de la macro queda Ctrl+Mayúsculas+O . Pulse Aceptar . Se abre la barra Detener grabación .
	4°) Para grabar la macro, ejecute Ctrl+I , elija el rango Tabla y cierre.
	5°) Corra la instrucción Datos>Ordenar , fije las prioridades de ordenamiento y pulse Aceptar .
	6°) Deje de grabar presionando el botón Detener grabación
Listas personalizadas en Excel
	Con ellas, basta arrastrar el mouse para que los elementos se autocopien en las celdas. Hay varias por defecto, pero pueden crearse propias.
	1°) Ejecute el comando Herramientas>Opciones . Luego seleccione la pestaña Listas personalizadas .
	2°) Haga un clic en el ítem NUEVA LISTA dentro del cuadro Listas personalizadas . Esto activa la caja de texto contigua, Entradas de lista .
	3°) Tipee los elementos de la nueva lista, escribiendo uno por cada renglón.
	4°) Pulse el botón Agregar para incorporarlo en Listas personalizadas .
	Si la lista ya está escrita en una planilla, no la tipee otra vez. Ejecute los dos primeros puntos precedentes. Luego:
	3°) Abra la lista del combo Importar lista desde las celdas .
	4°) Marque el rango y vuelva a la ventana Opciones .
	5°) Presione el botón Importar . La lista se incluye sola.
Para abrir directamente la Ayuda de Excel
	1º) Genere un acceso directo con la ruta del archivo Xlmain9.chm (Excel 2000) o Xlmain10.chm (Excel XP)
	Por lo general es C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office\3082\Xlmain9.chm (Excel 2000)
	o C:\Archivos de programa\OfficeXP\ Office10\3082\Xlmain10.chm
Los diagramas de Excel
	Rápidamente, y sin recurrir al editor de gráficos, Excel permite insertar en una planilla de cálculos seis tipos de diagramas: organigramas, de ciclo, radial, piramidal, de Venn y de círculos concéntricos.
	De más está decir que la utilidad práctica de éstos es aplicable a empresas y oficinas, así como para representación aritmética y otras por el estilo. Para incorporar un diagrama en una hoja de trabajo:
	1°) Ejecute la instrucción Insertar>Diagrama . Esto produce la apertura del diálogo Galería de diagramas .
	2°) Elija, desde la caja Seleccione un tipo de diagrama , alguno de los 6 esquemas que se ofrecen.
	3°) Para esto, haga un doble clic sobre el botón correspondiente.
	4°) Automáticamente el esquema elegido se inserta en la planilla como un objeto flotante.
	5°) Paralelamente se despliega, también en forma autónoma, la barra de herramientas Diagrama (u Organigrama , si es éste el esquema seleccionado) con todas las funciones aplicables a cada estructura.
Validación de datos en Excel
	No es necesario quedar a merced de información mal ingresada en las planillas de cálculo. Esta es una de las principales causas de fallas en los resultados parciales y finales de un trabajo. Una forma de evitar ciertos errores en el tipeo de datos es mediante la validación de éstos. Para trabajar con ella proceda así:
	1°) Seleccione el rango por convalidar. En especial, celdas de datos.
	2°) Ejecute la instrucción Datos>Convalidar . Se produce la apertura del cuadro de diálogo Validación de datos .
	3°) Abra el listado del combo Permitir . Allí encontrará varias opciones. Seleccione, por ejemplo, Número entero .
	4°) Esto activa el combo Entre que permite fijar una condición lógica (mayor que, menor que, etcétera).
	5°) Fije valores topes en los cuadros combinados Mínimo y Máximo . Finalice con Aceptar .
	6°) Tenga en cuenta que otros permisos tienen diferentes parámetros. Además, desde las solapas Mensaje entrante y Mensaje de error , se puede realizar cuadros de advertencia personalizados en reemplazo de los que Excel da por defecto.
Consolidar datos en Excel XP
	La consolidación de datos permite obtener totales a partir de cifras parciales, por ejemplo, de diversas áreas o años. Hay varias formas de consolidar la información; dos de ellas son por posición y por categorías. En la primera se aprovecha un diseño similar en todas las hojas de trabajo. Por ejemplo, abra un archivo en blanco y cargue un valor en la celda A4 de Hoja1 , otra cifra en A4 de Hoja2 y active luego idéntica celda en Hoja3 . Allí proceda así:
	1°) Ejecute el comando Datos> Consolidar.
	2°) En la ventana abierta haga un clic en el botón del combo Referencia y luego presione la pestaña Hoja1 , seleccione la celda A4 y regrese a la ventana Consolidar
	3°) Pulse el botón Agregar para incorporar la referencia.
	4°) Haga lo propio para la celda A4 de Hoja2 .
	5°) Pulse Aceptar y tendrá la suma (u operación elegida) de las celdas de referencia en Hoja3
Transponer datos en Excel
	En el viejo y querido Lotus 1-2-3 , la primera de las planillas de cálculo populares de la historia de la PC, la transposición de datos (es decir, pasar datos de columnas a filas o viceversa) tenía su comando propio en el mismísimo menú principal. En Excel , en cambio, desde las primeras versiones es una herramienta casi oculta. La pregunta es: ¿cómo se hace la transposición de datos en Excel?
	1°) Seleccione el rango por transponer. Por ejemplo, A1:A6 .
	2°) Cópielo en el Portapapeles con alguno de los métodos conocidos de la función Copiar .
	3°) Marque el rango de destino. En el ejemplo, B1:G1 .
	4°) Ejecute el comando Edición>Pegado especial.
	5°) Marque la casilla de verificación Transponer .
	6°) Presione el botón Aceptar para finalizar.
	Esto es válido tanto para Excel XP como para Excel 2000 .
Contraseñas para proteger una hoja de Excel
	Hay dos tipos de restricciones para los usuarios de un libro de trabajo: impedirles el acceso total o evitar que modifiquen los datos. Para esto proceda con el siguiente método:
	1°) Abra el libro de trabajo por proteger y corra la instrucción Archivo>Guardar como .
	2°) En el cuadro de diálogo que se abre, Guardar como , haga un clic en el comando Herramientas y en el menú que se despliega elija Opciones generales .
	3°) Surge una ventana de idéntico título con las cajas de texto Contraseña para abrir y Contraseña de escritura .
	4°) Escriba una clave de hasta 15 caracteres en la primera para impedir el acceso al libro de trabajo íntegro.
	5°) Tipee una password también de hasta 15 caracteres para evitar modificaciones en las hojas de trabajo (fórmulas, constantes, etcétera).
	6°) Presione Aceptar . Se despliega un pequeño diálogo para volver a tipear la contraseña.
	7°) Apriete Guardar para almacenar el libro de trabajo.
	Consejos: utilice contraseñas largas. No tipee palabras comunes. Lo mejor es una mezcla de mayúsculas, minúsculas, números y algún signo de puntuación. Almacene las passwords en un soporte de papel. Si los datos son muy delicados, cambie periódicamente la contraseña.