Cómo agruparlos sin escribir fórmulas ni copiar
rangos
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Una herramienta de esta planilla electrónica
permite sumar, promediar o contar valores, entre otras
operaciones |
Un ejemplo práctico, paso por paso
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En una planilla de cálculos extensa, agrupar datos
dispersos sin tener que escribir fórmulas ni copiar y pegar rangos
puede llegar a ser una bendición.
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Una de las herramientas que Excel brinda
para aliviar parte de esta tarea es el comando Consolidar .
Para verlo desde el punto de vista práctico genere un archivo
nuevo, cambie el nombre de la Hoja1 , por ejemplo, por
2000 . Luego, desde A1 hasta A6 escriba los rótulos
Descripción (título de la columna), Producto1 ,
Producto2 , Producto3 , Producto4 y Producto5 . Por su parte, en A8 tipee Total mensual .
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A continuación escriba en la celda B1 la palabra
Enero y haga un clic sobre el pequeño cuadrado ubicado en el
vértice inferior izquierdo de la celda. Sin soltar el botón mueva
el mouse hacia la derecha: sobre cada celda que pase se desplegará
un cartel emergente amarillo con el resto de los meses: Febrero , Marzo , etcétera. Al llegar a la celda que
corresponde a Diciembre suelte el ratón. Así se completa el
autollenado con los nombres de cada mes. Luego, cargue datos
numéricos de prueba en cada celda de intersección de productos y
meses. |
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Tras esto, active la celda B8 y pulse el botón
Autosuma de la barra Estándar para calcular el total de Enero . Copie la fórmula para el resto de los meses.
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De inmediato, reproduzca esta hoja (
Edición>Mover o Copiar hoja ) y modifique el nombre por
2001 (clic derecho y en el menú contextual, elegir Cambiar
nombre ). Genere una tercera hoja con el nombre 2002 .
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Para consolidar valores es muy recomendable que
todos los rangos dispersos tengan la misma estructura de filas,
columnas y rótulos. Genere una cuarta hoja o utilice alguna en
blanco y active la celda A1. Ejecute el comando Datos>
Consolidar , que abre el cuadro de diálogo con este título.
Aquí dejaremos la función Suma para obtener totales
mensuales de cada producto durante los tres años considerados.
Luego, cliquee el botón del combo de rangos Referencia y,
tras achicarse el diálogo, presione la pestaña 2000 y
seleccione allí el rango A1:M6 , lo que excluye los
totales. En la caja de la ventana queda escrito
`2000´!$A$1:$M$6 . Pulse el botón del combo para regresar al
diálogo completo. Allí, presione el botón Agregar para
incorporar el rango a la consolidación. Haga lo propio con los
similares de las hojas 2001 y 2002 . |
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Luego, marque las casillas de verificación Fila
superior , Columna izquierda y Crear vínculos con
los datos de origen (para que la consolidación se actualice si
se cambian datos en los rangos fuente). Presione Aceptar .
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Automáticamente, se consolidan los datos,
respetando los rótulos originales. Observe que la nueva tabla
tiene subniveles que se abren y cierran para mostrar los valores
originales y los totales. . |
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Glosario |
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Autosuma: |
Función de Excel que aplica automáticamente la
operación Suma tomando los valores de un rango de celdas
determinado.
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Menú contextual |
Se llama así al menú que se despliega al presionar
el botón secundario del mouse (derecho) sobre un objeto (el
Escritorio, un comando, etcétera).
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