ACCESS XP - Trucos para expertos

 
   
Máscaras de entrada de datos
En un sistema de datos programado en Access resulta especialmente útil establecer máscaras para la carga de datos, fundamentalmente en los campos de texto
Pero, ¿para qué sirven estas máscaras? Básicamente para restringir el ingreso de la información a las tablas según el tipo de campo y el tamaño, de manera totalmente transparente para el operador del sistema. Además tienen otra ventaja: minimizan los errores, tanto de tipeo como de concepto (por ejemplo, pretender entrar letras en un número telefónico). Las máscaras se conjugan con combinaciones de marcadores y se establecen en la propiedad Máscara de entrada del campo. Los marcadores son:
1) Cadena vacía: no hay máscara.
2) 0: requiere un número entre 0 y 9, o los signos + y -.
  3) 9: acepta dígitos de 0 a 9 opcional. Toma espacios en blanco si no se carga nada.
  4) #: ídem.
  5) L: requiere letras (A-z).
  6) ?: no se requiere letras, pero permite espacios en blanco.
  7) A: acepta letras (A-z) y números (0-9).
  8) a: letra (A-z) o números (0-9) opcional.
  9) &: acepta cualquier carácter o espacio.
  10) C: ídem.
  11) .,:;/(): separadores decimales, de miles, de fecha, de hora y espaciales.
  12) >: todos los caracteres a la derecha se convierten automáticamente en mayúsculas.
  13) <: todos los caracteres a la derecha se convierten automáticamente en minúsculas.
  14) !: rellena la máscara de derecha izquierda.
  15) : se antepone a cualquier marcador para indicarlo como literal y no como carácter de formato.
  Por ejemplo, la máscara para un número de teléfono puede ser: (999)999-9999.
Atajos específicos de Access
  Existen varios atajos de teclado o shortcuts poco utilizados, pero muy útiles en este programa. Algunos de ellos, para trabajar con campos o formularios son los siguientes:
  F2: alternativamente, edita el campo o selecciona su contenido.
  Mayúsculas+F2: abre la ventana Zoom , que permite escribir el valor del campo con mayor comodidad.
  F4: despliega el listado de un cuadro combinado activado.
  F5: edita el contenido de la caja con el número del registro, ubicada al pie de la ventana de la tabla.
  F6: en la vista de diseño de una tabla, alterna entre la grilla de definición de los campos y la ficha inferior con las propiedades de éstos. En diseño de formularios alterna entre las bandas de encabezado, detalle y pie .
   Mayúsculas+F6: en diseño de formularios alterna entre las bandas de encabezado, detalle y pie, pero en sentido inverso al de F6.
  F8: activa el modo extendido. Por ejemplo, primero el contenido de un campo, luego el registro, después toda la tabla y así.
  Mayúsculas+F8: invierte el proceso de selección de F8.
  Ctrl++ (más): agrega un nuevo registro a la tabla.
  Ctrl+- (menos): elimina el registro activo.
  Mayúsculas+Enter: guarda los cambios en el registro activo.
  Esc: deshace los cambios del registro o campo activo. Cancela el modo extendido.
  Cadena de caracteres: conjunto de una limitada cantidad de letras o números contiguos.
  Galería: conjunto de imágenes y dibujos prediseñados de que dispone Office para ilustrar documentos. Se dividen en categorías con animales, deportes, ocupaciones, etcétera.
  Clips: nombre que da Office a cada una de las imágenes y dibujos prediseñados disponibles para el entorno.
  Mailing: conjunto de archivos que permite generar en forma automática correspondencia de idéntico contenido para muchos destinatarios.
Exportar datos de Access a Excel
  Hay varios caminos para hacer esto; por eso, aquí van dos.
  1°) En el contenedor Tablas de Access seleccione la tabla por exportar.
  2°) Presione el pequeño botón izquierdo del comando Vínculos con Office en la barra de herramientas Estándar .
  3°) En el menú que se despliega elija la opción Analizar con MS Excel . Se genera una planilla con el nombre de la tabla y las filas y columnas de ésta.
  El segundo método es un clásico:
  1°) Abra la tabla de Access .
  2°) Seleccione los registros que quiere pasar a Excel o todos ellos.
  3°) Cópielos con Ctrl+C .
  4°) Abra una planilla de Excel , active la celda inicial y pegue los datos ( Ctrl+V ).